MÜHENDİSLİK MİMARLIK FAKÜLTESİ İDARİ PERSONEL GÖREV DAĞILIMI
Birim Adı: YAZI İŞLERİ
Personel: Nusret KÖSE
GÖREV VE SORUMLULUKLARI
- Fakültenin yazışmalarını düzenlemek, imzaya çıkacak yazıları hazırlamak, ilgili yerlere ulaşmasını sağlamak (Fakülte-Bölümler/Birimler, Fakülte-Rektörlük, Fakülte-Fakülte Dışı Kurum ve Kuruluşlar ile yapılan yazışmalar)
- Gelen duyuruların Bölümlere ve Fakültenin iletişim listelerine elektronik ortamda duyurulması,
- Süreli yazıların takibini yapmak,
- Belgeleri dosya numaralarına göre düzenlemek, arandığında kolayca bulunabilmesini sağlamak,
- Fakültenin kuruluşundan bugüne kadar Birimlerden gelen bilgiler doğrultusunda Fakülte istatistiklerinin oluşturulması,
- Akademik ve idari personel ile ilgili yazışma işlemlerinin yapılması,
- Günlü evrakları takip etmek ve zamanından önce cevaplandırılmasını sağlamak,
- Dekanlığa veya kişilere ait her türlü bilgi ve belgeyi koruyarak ilgisiz kişilerin eline geçmesini önlemek,
- Personellerle ilgili gelen-giden evraklar veya birimde yürütülen işlemlere ilişkin tüm yazışma işlemlerini ve takibini yaparak, evrakların dağıtımını/duyurulmasını sağlamak,
- Birime teslim edilmiş olan evrakın saklanması, arşivlenmesi ve gerektiği zaman yeniden kullanılabilmesi için gereken şartları hazırlamak
- Islak imzalı olarak gidecek evrakları zimmetli olarak ilgili kişi veya birimlere teslim etmek,
- Fakülte Kurullarının ( Fakülte Yönetim Kurulu, Fakülte Kurulu) gündemlerini en geç bir gün önceden Öğrenci İşleri Bürosu ile koordineli olarak hazırlayıp gündemi ilgili üyelere ulaştırır, alınan kararları ilgili birimlere üst yazıyla gönderir.
- Akademik ve İdari personel ile ilgili Fakülte Disiplin Kurulu gündem ve kararlarını yazmak ve disiplin işlemlerini gizlilik esasına göre yürütmek
- Yazılan gündem ve kararların dosyalama ve arşivleme işlerinin yapılması,
- Erasmus Eğitim Alma Hareketliliği ile ilgili Bölümlerden gelen başvuruların Rektörlük Uluslararası Ofis’e ulaşmasını sağlamak,
- Fakültemiz telefon rehberinin güncellenmesi,
- Fakültemize Doktor Öğretim Üyesi kadrosu ve öğretim üyesi dışındaki öğretim elemanı olarak başvuruda bulunan adayların aday dosyalarının teslim alınması, ön komisyona sunulması, aday dosyalarının jüriye gönderilmesi,
- Dekanlığın organize ettiği konferans, seminer vb. etkinliklerin duyurularının yapılması,
- Öğretim elemanı/üyesi kadro ilanlarında başvuru evraklarının alınması, Doktor Öğretim Üyesi, Öğretim Görevlisi ve Araştırma Görevlisi, atama işlerinin takibi ve sonuçlandırılması
- Akademik teşvik ile ilgili yazışma ve işlemlerin takibini yapmak ve sonucundan ilgili maaş birimine bildirmek.
- Akademik ve idari personelin yıllık, mazeret, evlenme, ölüm, babalık, doğum ve ücretsiz izin vb. PBS sistemine işler, takibini yapar ve muhasebe birimine bildirmek.
- Akademik ve idari personelin sağlık raporlarını sıhhi izin oluruna çevirmek için Dekanlık Olurunu hazırlayıp imzalattıktan sonra bir nüshasını muhasebe birimine verip özlük dosyasına kaldırmak.
- Sonu 0 ve 5 ile biten yıllarda (beş yılda bir) fakültede çalışanlara “Mal Bildirim Beyannamesi” doldurtarak Personel Daire Başkanlığına gönderilmesini sağlamak,
- Yılda bir kez Faaliyet Raporu tablolarını düzenleyerek Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına göndermek,
- Personellerin yurtiçi-yurtdışı görevlendirme ve onay formlarını hazırlamak Fakülte Yönetim Kuruluna almak ve imzaya sunmak. Bu onayları ilgili birim ve kişilere ulaştırmak,
- Hakkında savunma istenen veya soruşturma açılan personellerin gizlilik içerisinde disiplin soruşturma işlemlerinin yürütülmesini sağlamak,
- Soruşturma sonucuna göre verilen cezaların takip edilmesini ve verilen ceza durumuna göre gerekli bildirimlerin yapılmasını sağlamak,
- Fakülte Kurulu, Fakülte Yönetim Kurulu, Disiplin Kurulu, Akademik Genel Kurul toplantı gündemlerinin oluşturulmasına ilişkin yazışmaları hazırlamak ve üyelere dağıtılmasını sağlamak,
- Dekan, dekan yardımcıları, bölüm başkanı, bölüm başkan yardımcılığı, anabilim dalı başkanı, bilim dalı başkanı, fakülte kurulu ve fakülte yönetim kurulu üyelikleri ve üniversite senato temsilciliği ve atanmaları ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek, takip etmek.
- Personellerle ilgili imza karşılığı alacağı evrakın eksiksiz ve doğru olduğunu inceleyerek teslim almak ve kaydetmek. Yanlış gelen evrakların ilgili birimine iade edilmesini sağlamak,
- Üniversitenin yayımladığı genelge, yönergeleri vb. Fakültemiz personellerinin bilgi sahibi olmaları açısından duyurulmasını sağlamak,
- Yasa ve yönetmelikleri takip ederek, sürekli bilgilerini yenilemek, üst makamlara hatalı veya eksik belgeleri onaylatmaktan kaçınmak.
- Öğretim üyelerinin görevlendirme yazılarını kontrol etmek, vekalet ve ders telafilerini takip etmek,
- Görevini Kalite Yönetim Sistemi politikası, hedefleri ve prosedürlerine uygun olarak yürütmek,
- Fakültemizde görev yapan sürekli işçilerin her ayın ilk iş günü puantaj tablosunu hazırlayarak İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı’na göndermek
- Fakülte kadrosunda bulunan tüm personellerin özlük dosyalarını kurumsal kimliğe ve mevzuata uygun olarak tutmak,
- Kalite çalışmaları kapsamında Fakültemiz kalite üyeleri ve diğer idari bürolar ile koordineli olarak çalışmak. Bu kapsamda istenilen belgeleri vermek, düzenlemek, yazışmaları yapmak ve arşivlemek.
- Akademik ve idari personelle yapılacak olan anketlerin uygulanmasını sağlar
- ÖYP kapsamında yapılması gereken işlerin takibini yapmak ve yürütmek,
- 1416 sayılı Kanun kapsamında yurtdışında Üniversitemiz adına eğitim görenlerin yapılması gereken işlerin takibini yapmak ve yürütmek,
- Üniversitelerarası Kurul Başkanlığından Doçentlik Jürisi için gönderilen zarfları ilgili Öğretim Üyelerine ulaştırmak ve sonrasında gönderilen jüri raporlarını Rektörlüğe ulaştırmak
- Akademik ve idari personelin isim listelerini güncel tutmak
- Her eğitim-öğretim yarıyılı başında 2547 Sayılı Kanunun 31. ve 40. maddesine göre ders görevlendirme işlemlerini yapmak,
- Akademik ve idari personelin kıdem ve terfi işlemlerinin takibini yapmak ve yürütmek,
- Akademik ve idari personelin göreve atanma, görevden ayrılma, görevde yükselme, görev süre uzatımı, askerlik ve emeklilik işlemlerinin takibini yapmak ve yürütmek,
- Hizmet İçi Eğitim ile ilgili işlemlerin takibini yapmak
- Fakülte kurullarına üye seçim/atama işlemlerinin zamanında yapılmasını, kurul-komisyon üyelerine görev yazı yazılarının yazılması ve zamanında Rektörlüğe bildirilmesini sağlar.
- EBYS sisteminde görev alanıyla ilgili yazışmaları takip etmek ve sonuçlandırmak.
- Akademik ve İdari Personelin personel kimlik kartları ile ilgili işleri, rektörlüğe göndererek kimlik kartlarının çıkartılmasını sağlamak ve yeni gelen kimlik kartlarını imza karşılığı ilgili personellere teslim etmek.
- Bilgi Edinme Hakkı Kanunu kapsamında yapılan başvurulara ilişkin işlemlerin yürütülmesini sağlamak,
- Fakültemize her yıl ataması planlanan Öğretim Üyesi ve Öğretim Elemanı kadro taleplerinin bildirilmesi,
- 2547 sayılı Kanunun 13/b-4 maddesi uyarınca İdari Personelin göreve başlamalarını tebliğ etmek ve göreve başlama yazışmalarının yapılması,
- Görev alanı ile ilgili mevzuatı bilir, değişiklikleri takip eder ve bilgisini güncel tutar.
- Dekanlığın görev alanı ile ilgili vereceği diğer işleri yapar. Yukarıda belirtilen görevlerin yerine getirilmesinde Dekanlığa karşı sorumludur.
- Fakülte Sekreterinin görev alanıyla ilgili vereceği diğer görevleri yapmak.
BİLGİ KAYNAKLARI
- 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu,
- 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu,
- 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu,
- Üniversitelerde Akademik Teşkilat Yönetmeliği,
- Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik,
- Yükseköğretim Kurumları Yönetici, Öğretim Elemanı ve Memurları Disiplin Yönetmeliği,
- Yükseköğretim Kurumları Öğrenci Disiplin Yönetmeliği,
- Öğretim Üyesi Dışındaki Öğretim Elemanı Kadrolarına Naklen veya Açıktan Yapılacak Atamalarda Uygulanacak Merkezi Sınav ile Giriş Sınavlarına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik,
- Yozgat Bozok Üniversitesi Akademik Yükseltilme ve Atanma Ölçütleri Yönergesi
- Ders Yükü Tespiti Ve Ek Ders Ücreti Ödemelerinde Uyulacak Esaslar
- Diğer ilgili mevzuatlar.
Birim Adı: BÖLÜM SEKRETERLİKLERİ
Personel: Erdi BAŞTÜRK
GÖREV VE SORUMLULUKLARI
- Gelen yazıların Bölüm Başkanına iletilmesi,
- Gelen belgelerin kayıt edilmesi ve sevk edilen birimlere yönlendirilmesi,
- Bölüm Kurulu ve Akademik Kurul Kararlarının ve üst yazıların Bölüm Başkanı gözetiminde yazılması,
- Giden evrakların kayıt edilmesi ve suretlerinin dosyalanması,
- Belgelerin ilgili kişi veya birime teslim edilmesi,
- Sınav ve ders programlarının ilan edilmesi ve Bölümle ilgili diğer duyuru işlemlerinin yapılması,
- Ara sınav, yarıyıl sonu sınavı, mazeret, tek ders, bütünleme ve ek sınav duyurularının yapılması,
- Öğretim elemanlarının yurt içi ve yurt dışı bilimsel toplantılara katılması, inceleme, araştırma ve uygulama yapmak üzere görevlendirmesi yazışmalarının yapılması,
- Birim dosyalama işlemlerinin yapılması, arşive devredilecek malzemelerin tesliminin sağlanması,
- Öğretim üyeleri tarafından hazırlanan ek ders ve sınav puantajlarının zamanında muhasebe birimine gönderilmesi,
- Bölümle ilgili yazışmaların düzenli bir şekilde yürütülmesi ve zamanında ilgili yerlere ulaşmasını sağlamak,
- Kurallara uygun yazılmış (Bölümü ilgilendiren) öğrenci dilekçelerini kontrol ederek alıp, işleme koymak ve sonuçlandırmak,
- Bölüm elemanları ile ilgili duyuruların panolara asılmasını, ilgililere ulaşmasını sağlamak,
- Bölüm elemanlarının izin, rapor ve görevlendirme dosyalarını düzenli bir şekilde tutarak bu konularla ilgili yazışmaları yapmak, göreve başlama tarihleri ile ders telafi formlarını en kısa sürede dilekçeleri ile birlikte, resmi yazı ekinde ilgili birime ulaştırmak,
- Bölüm panolarının tertip ve düzenini sağlamak, gereksiz ve zamanı geçmiş duyuruları kontrol ederek kaldırmak,
- Eğitim-Öğretimle ilgili, haftalık ders programları, ders görevlendirmeleri ve sınav programlarını zamanında ilan edilmesini ve öğretim elemanlarına dağıtılmasını sağlamak,
- Dekanlık öğrenci işleri birimi ile koordineli çalışmak,
- Bölüme ait resmi belge ve bilgileri ilgisiz kişilere vermemek, Bölümde gizliliğe önem vermek, işlemlerin doğru, hızlı ve güvenilir bir şekilde sonuçlanması ilkesinden ayrılmamak,
- Yıllık izinler ve diğer idari izinlerin, işleri aksatmayacak ve Bölüm kapalı kalmayacak şekilde istenmesine dikkat etmek,
- Bölümün kırtasiye, temizlik malzemesi ve demirbaş eşya ihtiyaçlarının zamanında istenip, temin edilmesini sağlamak,
- Öğrencilere verilecek Burslarla ilgili işlemleri duyurmak, (Kısmi Zamanlı Öğrenci Bursu, Yemek Bursu, Dekanlık Bursu ve diğer burslar )
- Ek ders ödemeleri ile ilgili, öğretim elemanlarının vermesi gereken puantajları takip etmek, vermeyenleri uyarmak, gelen puantajları Dekanlığa iletmek,
- Kurum dışından gelen Afişlerin, Seminerlerin, Duyuruları ilgili panolara asmak,
- Bölüm içerisinde meydana gelen (Dershane, Lab. Odalar vb) bakım-onarım işlerini ve eğitimi engelleyen aksaklıkları Dekanlığa bildirmek,
- Yaz okulundan faydalanmak isteyen öğrencilerin dilekçelerini Dekanlığa göndermek,
- Kurum dışından gelen iç ve dış postaları (kargo, tebligat vb.) ilgili kişilere ulaştırmak,
- Enstitü’den gelen belgeleri kayıt etmek ve Anabilim Dalı Başkanına havale etmek,
- Akademik Kurul Kararlarının ve üst yazılarının Anabilim Dalı Başkanı gözetiminde yazmak,
- Yüksek lisans ve doktora öğrencileriyle ilgili evrakların Enstitüye ulaştırmak ve dosyalamak,
- Görev süresi bitecek olan öğretim elemanlarının görev sürelerinin uzatılması için gerekli belgelerin Dekanlığa iletilmesi,
- Bahar ve Güz döneminde açılacak olan 500-600 kodlu derslerle ilgili yazışmaları yapmak,
- Seminer verecek öğrencilerin listesini hazırlamak ve seminerden sonra seminer ile ilgili belgeleri Enstitü’ye göndermek,
- Araştırma Görevlilerinin faaliyet raporları ve uzatma yazılarını Enstitü’ye göndermek,
- Doktora öğrencilerinin yeterlik sınav evrakları, tez konusu, sınav jürilerinin belirlenmesi, TİK sınavı, tez tutanağı, jüri önerisi, tez savunması yazılarını Enstitü’ye göndermek, Görev alanı itibariyle yürütmekle yükümlü bulunduğu hizmetlerin yerine getirilmesinden dolayı amirlerine karşı sorumludur.
BİLGİ KAYNAKLARI
- 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu
- 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu
- 2914 sayılı Yüksek Öğretim Personel Kanunu
- Yurtiçinde ve Dışında Görevlendirmelerde Uyulacak Esaslara İlişkin Yönetmelik
- 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu
- Üniversitelerde Akademik Teşkilat Yönetmeliği
- Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik
- Yükseköğretim Kurumları Öğrenci Disiplin Yönetmeliği
- Yükseköğretim Kurumları Öğrenci Konseyleri ve Yükseköğretim Kurumları Ulusal Öğrenci Konseyi Yönetmeliği
- Yükseköğretim Kurumlarında Yabancı Dil Öğretimi ve Yabancı Dille Öğretim Yapılmasında Uyulacak Esaslara İlişkin Yönetmelik
- Yükseköğretim Kurumlarında Önlisans ve Lisans Düzeyindeki Programlar Arasında Geçiş, Çift Anadal, Yan Dal ile Kurumlar Arası Kredi Transferi Yapılması Esaslarına İlişkin Yönetmelik
- Bozok Üniversitesi Akademik Yükseltilme ve Atanma Ölçütleri Yönergesi
- Öğretim Üyesi Dışındaki Öğretim Elemanı Kadrolarına Naklen veya Açıktan Yapılacak Atamalarda Uygulanacak Merkezi Sınav ile Giriş Sınavlarına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik,
- Bozok Üniversitesi Ön Lisans Ve Lisans Eğitim-Öğretim Yönetmeliği
- Yaz Dönemi Eğitim-Öğretim Yönetmeliği
- Ders Yükü Tespiti Ve Ek Ders Ücreti Ödemelerinde Uyulacak Esaslar
- Diğer ilgili mevzuatlar.
Birim Adı: ÖĞRENCİ İŞLERİ
Personel: Fatma AYDOĞAN-Şükran KARAASLAN
GÖREV VE SORUMLULUKLARI
- Lisans eğitim-öğretim ve sınav yönetmeliği ile yönetmelik değişiklerini takip eder, duyurularını yapar.
- Öğrenci işleri ile ilgili aylık / dönemlik olağan yazışmaları hazırlar ve Dekanlık makamına sunar.
- Öğrencilerin askerlik tecili, not döküm belgesini, kayıt dondurma işlemlerini, burs başarı belgelerini, geçici mezuniyet belgelerini, diplomalarını, öğrenci disiplin soruşturmaları sonucunu vb. dokümanları hazırlar.
- Öğrencilerin yatay geçiş işlemleri ile ders muafiyet istekleri için gerekli belgeleri hazırlar.
- Öğrencilerin not döküm ve ilişik kesme belgelerini takip eder.
- Yaz okulu ile ilgili her türlü yazışmaları ve işlemleri yapar.
- Fakülteye yeni kayıt yaptıran öğrencilerin her türlü yazışmalarını yapar.
- Öğrenci katkı payları ile ilgili işlemleri yapar.
- Mezuniyet için gerekli sınavlar ile not yükseltme sınavları için gerekli çalışmaları yapar ve sonuçlandırır.
- Ders kayıt işlemleri ve görevlendirilmeleri ile ilgili gerekli hazırlıkları yapar ve sonuçlandırır.
- Öğrencilerle ilgili her türlü duyuruları yapar.
- Öğrenci kimlik ve bandrollerinin dağıtım işlemlerini yapar.
- Her yarıyıl sonunda icmal listelerinin bilgisayar çıktılarının öğretim elemanlarına imzalatılması ve dosyalanarak arşivlenmesini yapar.
- Öğrencilerle ilgili her türlü evrakların arşivlenmesini yapar.
- Her yarıyıl sonunda başarı oranlarını tanzim eder.
- İkinci öğretimde okumakta olan öğrencilerden %10’a girenlerin tespitini yapar.
- Mazereti nedeniyle sınavlara giremeyen öğrencilerin Yönetim Kurulu kararlarının ilgili bölümlere ve öğrencilere bildirir.
- Fakültede yapılan öğrenci konseyi ve temsilciliği ile ilgili işlemleri yapar.
- Akademik takvimin hazırlanması işlemlerini yürütür.
- Fakülteye alınacak öğrenci kontenjanları ile ilgili hazırlık çalışmalarını yapar.
- Yarıyıl sonu sınavlarından önce bölümlerden gelen devamsızlıktan kalan öğrenci listelerini ilan eder.
- Programlarda dereceye giren öğrencilerin tespitini yapar.
- Her yarıyıl içinde bölümlerin sınav programlarını ilan eder ve öğrencilere duyurur. Öğrenci bilgilerinin ve notlarının otomasyon sistemine girilmesini takip eder.
- Ders kayıt tarihlerinden önce sınıf şubeleri ile dersi yürütecek öğretim elemanlarının bilgilerini web sayfası veri tabanına girer.
- Fakülte Kurulu gündem ve kararlarının yazışmalarını yapar.
- Fakülte Yönetim Kurulu gündem ve kararlarını Yazı İşleri Bürosu ile koordine şekilde yazar.
- Fakülte Sekreterinin görev alanıyla ilgili vereceği diğer görevleri yapmak.
BİLGİ KAYNAKLARI
- 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu,
- 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu,
- Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik,
- Bozok Üniversitesi Yaz Okulu Yönetmeliği,
- Öğrenci Konseyi Yönetmeliği,
- Yükseköğretim Kurumları Yönetici, Öğretim Elemanı ve Memurları Disiplin Yönetmeliği,
- Yükseköğretim Kurumları Öğrenci Disiplin Yönetmeliği,
- Bozok Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim Yönetmeliği
- Yükseköğretim Kurumlarında Önlisans Ve Lisans Düzeyindeki Programlar Arasında Geçiş, Çift Anadal, Yan Dal İle Kurumlar Arası Kredi Transferi Yapılması Esaslarına İlişkin Yönetmelik
- Yükseköğretim Kurumlarında Yabancı Dil Öğretimi ve Yabancı Dille Öğretim Yapılmasında Uyulacak Esaslara İlişkin Yönetmelik
- Meslek Yüksekokulları Ve Açıköğretim Ön Lisans Programları Mezunlarının Lisans Öğrenimine Devamları Hakkında Yönetmelik
- Yükseköğretim Kurumlarında Yabancı Dil Öğretimi ve Yabancı Dille Öğretim Yapılmasında Uygulanacak Esaslara İlişkin Yönetmelik,
- Bozok Üniversitesi Akademik Yükseltilme ve Atanma Ölçütleri Yönergesi
- Diğer ilgili mevzuatlar.
Birim Adı: MALİ İŞLER
Personel: Mesut BÖLÜKBAŞ
GÖREV VE SORUMLULUKLARI
- Fakültede yapılacak harcamaların evrakını hazırlayıp, Üniversitemiz Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına iletmek ve takip etmek,
- Harcamalarla ilgili dosyaları tutmak,
- Her türlü ödemenin zamanında yapılmasını sağlamak, bu konuda gerekli önlemleri almak,
- Ödemelerin kanun ve yönetmelikler doğrultusunda yapılmasına dikkat etmek, gereksiz ve hatalı ödeme yapılmamasına özen göstermek,
- Tahakkuk bürosuna ödeme yapılmak üzere gönderilen evrakları dikkatlice inceleyerek, hatalı olanların ilgililere geri gönderilmesini sağlamak,
- Amirlerin bilgisi olmadan, yapılan ya da yapılacak bütün ödemeler konusunda ilgisiz kişilere bilgi ve belge vermekten kaçınmak,
- Akademik ve İdari Personelin maaş, ek ders, ikinci öğretim mesai hesaplaması, Fiili Hizmet Zammı Ücretleri, Ücretsiz İzinli Personel GSS Ücretleri, Yabancı Uyruklu Sözleşmeli Personel maaş ve SSK Primlerinin ödenmesi, Stajyer Öğrenci SSK Primlerinin ödenmesi, Jüri Üyeliği ücretlerinin ödenmesi,
- Akademik, İdari ve Yabancı Uyruklu Sözleşmeli Personelin maaşları, ek dersleri, jüri üyeliği Ücretleri, Doğum ve Ölüm Yardımı Ücretleri, Ücretsiz İzinli GSS Ücretleri ve Fiili Hizmet Zammı Ücretleri ile ilgili istenen yazıları hazırlamak,
- Büro ile ilgili gerekli baskı malzemelerini temin etmek, bitenler için zamanında Fakülte Sekreterinden talepte bulunmak,
- Her türlü ödemelerle ilgili anlaşma yapılan banka ile bağlantı kurarak gerekli e-posta, belge ya da bilgiyi ulaştırmak,
- Görevden ayrılan, göreve başlayan, izinli, raporlu ya da geçici görevli personelin, Personel İşleri Bürosu ile birlikte, takip edilerek, kendilerine hatalı ödeme yapılmasını önlemek,
- Ek ders ödemeleri ile ilgili, bölümlerin ya da öğretim elemanlarının vermesi gereken puantajları takip etmek, vermeyenleri uyarmak, ödeme yapılması konusunda gecikmeye sebep olabilecekleri amirlerine bildirmek,
- Tahakkukla ilgili bilgilerin sürekli yedeklenmesini, bilgilerin uygun ortamlarda saklanmasını sağlamak,
- Ödemelerle ilgili arşivleme çalışmalarını yapmak,
- Yolluk-yevmiye ödeme işlemlerinin yapılması,
- Yıllık Faaliyet Raporunun hazırlanmasında mali işlerle ilgili bilgilerin temin edilmesi,
- Kişilere yapılacak ödemelerin gecikmesine yol açabilecek her türlü bilgiyi zamanında amirlerine bildirmek,
- Ödemelere esas teşkil edecek her türlü belge ve bilgiyi, istenmesine rağmen zamanında teslim etmeyen kişileri, amirlerine bildirmek,
- Fakülte Sekreterinin görev alanıyla ilgili vereceği diğer görevleri yapmak.
BİLGİ KAYNAKLARI
- 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu,
- 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu,
- 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu,
- 2914 sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu,
- 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu,
- 5018 sayılı Kanun,
- Yükseköğretim Kurumları Yönetici, Öğretim Elemanı ve Memurları Disiplin Yönetmeliği,
- 666 KHK’nın 54.Maddesi,
- Genel Sağlık Sigortası İşlemleri Yönetmeliği
- 5434 sayılı Emekli Sandığı Kanunu,
- Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik,
- Gizlilik ve Gizliliğin Önemi,
- Diğer ilgili mevzuatlar.
Görev Adı: Taşınır Kayıt Yetkilisi
Personel: Halil BOYRAZ
GÖREV VE SORUMLULUKLARI
- Her türlü malzemenin KBS-TKYS sistemine giriş çıkış işlemlerini talimatlara uygun olarak yapmak,
- Taşınır İstek Fişi hazırlamak,
- Birimlerin talep ettiği ihtiyaç listeleri ile depo mevcutlarını incelemek,
- Tüketime verilen malzemelerin TİF düzenleyerek çıkış kaydını yapmak,
- Depodan malzeme çıkışını yapmak (Demirbaş-sarf)
- Üçer aylık tüketim çıkış raporlarının hazırlanması,
- Satın alınan taşınırlar için, Taşınır Kod Listesindeki hesap kodları itibarıyla Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek kayıtlara alınması ve bir sicil numarası verilmesi,
- Fakülteye gelen Devir, hibe ve bağışların giriş kaydının yapılarak zimmet fişini hazırlayarak takibini yapmak,
- Projelerden alınan taşınırların kayıt ve işlemlerini yapmak,
- Kuruma kazandırılan demirbaş ve sarf malzemelerinin işlemlerini ilgili mevzuat ve talimatlara göre yürütmek,
- Uygunluk onay işlemlerini yapmak,
- Dayanıklı taşınırları zimmet fişi karşılığı kullanıma vermek, zimmet listelerini hazırlayarak güncellemek,
- Demirbaş malzemelerinin kaybolma, çalınma, yıpranma ve hurdaya ayrılması durumları için Yönetmelik usullerine uygun olarak kayıtlardan düşürme işlemlerini yapmak,
- Hibe yoluyla gelen bedelsiz taşınırların tespitinin yapılarak kayıtlara alınması için Değer Tespit Komisyonuna bildirmek,
- Muayenesi yapılamayan taşınırların geçici kabul işlemlerini yapmak,
- Taşınır sisteminde kayıtlı bulunan demirbaş malzemelerinin barkodlama işleminin yapılması,
- Kişisel odalar ile laboratuvar, koridor, sınıf gibi ortak kullanım alanlarındaki dayanıklı taşınırlar için Dayanıklı Taşınır listelerini oluşturmak,
- Her yılın ocak ayı içerisinde oda listelerinin hazırlanması,
- Malzeme Sayım İşlemlerini yönetmeliklerde belirtilen sürelerde talimatlar doğrultusunda yapmak, 20. Harcama Birimlerinin en son kestikleri TİF Numaraları Raporunu hazırlamak,
- Yılsonu sayım tutanağını hazırlamak,
- Mali yılsonunda Taşınır sayım ve döküm cetvellerini hazırlamak,
- Mali yılsonunda evrakları tasnif edip, dosyalayarak birim arşivine kaldırmak,
- Bağlı olduğu üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen bilgi ve diğer işlerin ve işlemlerin yapılması.
- BİLGİ KAYNAKLARI
- 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi
- Taşınır Mal Yönetmeliği
- Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği
- Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri
- Kamu Zararlarına ilişkin usul ve esaslar
- Diğer ilgili mevzuatlar.
Birim Adı: SATIN ALMA
Personel: Şaban YİĞİT
GÖREV VE SORUMLULUKLARI
- Birimin ihtiyacı olan mal, malzeme ve hizmeti tespit etmek ve ihtiyaca göre firmalarla görüşmek.
- Belirlenen mal, malzeme ve hizmetlerle ilgili piyasa fiyat araştırması yaparak, yazışmaları hazırlamak ve dekana bilgi vermek,
- Onay belgesi, yaklaşık maliyet cetveli ve ek belgeleri düzenlemek,
- Belirlenen mal, malzeme ve hizmetin siparişini vermek.
- Alınan mal, malzeme ve hizmetin muayenesi yapmak, istenilen özelliklere haiz ise kabulünü yapmak değilse değişim veya iadesini yapmak.
- Alınan malzemelerin Taşınır Mal Kontrol Birimine teslimatının yapılmasını sağlamak,
- Dekanın talimatı doğrultusunda birim ile ilgili çeşitli evrak ve doküman hazırlamak,
- Birim ile ilgili her türlü evrakı standart dosya düzenine göre dosyalamak ve arşive
kaldırmak,
- Dekanın talimatı doğrultusunda görevi ile ilgili konularda kurum içi veya kurum dışı
kişilerle iletişim kurmak,
- Birimde yürütülen faaliyetlere ilişkin kurum içi ve kurum dışı yazışmaları hazırlamak
ve dekanın onayına sunmak,
- Yürüttüğü faaliyetlere ilişkin dekana düzenli olarak bilgi vermek,
- Yürüttüğü faaliyetlere ilişkin talep ve sorunlarını dekana iletmek ,
- Yürüttüğü faaliyetlerle ilgili malzeme ve araç-gereç ihtiyaçlarını dekana iletmek,
- İdari birimlerinden gelen istekler doğrultusunda araç-gereç, cihaz, makine ve teçhizat
satın alma işlemleri ile ilgili evrakları hazırlamak,
- Yeterli ödenek olmadığı durumlarda ihtiyaca göre Rektörlükten ödenek talep etmek ve ödeneğin takibini yaparak gerekli işlemleri yapmak,
- Doğal gaz takibini yapmak ve gerekli olduğu durumlarda satın almak veya aldırtmak,
- Fakültemiz yemekhanesinde kart ve fiş ile yenen yemek sayılarını her ayın ilk 2 iş günü Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığına üst yazı ile bildirmek.
- Yemekhane toplanan dilek – öneri kutularındaki istekler her ayın başında ve ortasında Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı na yazmak,
- Fakültemiz idari ve akademik personellerin kimlik tanıtma işlemlerini yapmak,
- Genel bütçe ile ilgili (3 yıllık) tahmini bütçe cetvellerini oluşturmak ve bunları Strateji ve Geliştirme Daire Başkanlığı’na bildirmek,
- Döner sermaye ile ilgili tahmini bütçe cetveli oluşturmak ve Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü birimine göndermek,
- Mali yıl içerisinde döner sermaye bütçemizde oluşan tutarları, Fakültemizin ihtiyacı olan hizmet, mal ve malzeme alımlarını yapmak ve bu alımlarla ilgili diğer tüm prosedürleri uygulamak,
- Mali yıl içerisinde yapılan döner sermaye alımı evraklarını dosyalamak ve denetim ve sayıştay için istendiğinde tekrar Döner Sermaye Birimine teslim etmek.
- Sıfır atık projesi kapsamında Fakültemizde ki sıfır atık kutularında biriken kağıt, plastik, cam vs atıkları üniversitemiz web sitesindeki sıfır atık portalı alanına işlemek ve istendiğinde üst yönetime sunmak.
BİLGİ KAYNAKLARI
- 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu
- 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu
- 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu
- Üniversitelerde Akademik Teşkilat Yönetmeliği
- Diğer ilgili mevzuatlar.
Görev Adı: SEKRETER
Personel: Senem KAHRAMAN
GÖREV VE SORUMLULUKLARI
- Sorumluluğunda olan iç ve dış alanların düzenli, temiz ve hijyenik olması, Yerleşim düzeninin sağlanması,
- Dekan, Dekan Yardımcılığı ve Fakülte Sekreterliği Makamına yöneltilen görüşme isteklerini amirlerine ileterek, telefon ve randevu görüşmelerini organize etmek.
- Makamın posta işlemlerine aracılık etmek.
- Dekan, Dekan Yardımcıları ve Fakülte Sekreteri olmadığında, gelen ziyaretçileri not ederek amirlerine bilgi vermek.
- Dekan, Dekan Yardımcıları ve Fakülte Sekreterinin tüm resmi kurum ve birimleri arasındaki iletişimi sağlamak.
- Telefon numaralarının sürekli takibini yaparak güncel kalmasını sağlamak.
- Dekanlığa gelen postaların anında ilgililere ulaştırılmasını sağlamak.
- Toplantı salonunu toplantılara hazır bulundurmak.
- Gelen konukları karşılamak ve ağırlanmasını sağlamak.
- Makam Yöneticisinin günlük ve haftalık çalışma programını takip ederek, gerekli uyarıları ve hazırlıkları yapmak.
- İmzalanan veya havale edilen yazı ve dosyaları ilgili birim ve kişilere göndermek.
- Konferans Salonu programını düzenlemek ve takibini yapmak.
- Dekan, Dekan Yardımcıları ve Fakülte Sekreterinin görev alanıyla ilgili vereceği diğer görevleri yapmak.
BİLGİ KAYNAKLARI
- 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu
- 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu
- 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu
- Üniversitelerde Akademik Teşkilat Yönetmeliği
- Diğer ilgili mevzuatlar.
Görev Adı: FOTOKOPİ VE KART DOLUM
Personel: Yusuf AÇIKBAŞAĞAOĞLU-Fatma YÜKSEL
GÖREV VE SORUMLULUKLARI
- Fotokopi, teksir gibi işlere yardımcı olmak,
- Sınav zamanlarında sınav sorularının çoğaltılmasını sağlamak,
- Öğrenci yemek kart dolumunda yardımcı olmak,
- Dekan, Dekan Yardımcıları ve Fakülte Sekreterinin görev alanıyla ilgili vereceği diğer görevleri yapmak.
BİLGİ KAYNAKLARI
- 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu
- 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu
- 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu
- Üniversitelerde Akademik Teşkilat Yönetmeliği
- Diğer ilgili mevzuatlar.
Görev Adı: KÜTÜPHANE-ÇAY OCAĞI
Personel: Hayriye AYDOĞAN
GÖREV VE SORUMLULUKLARI
- Kütüphane ve okuma salonunu açık bulundurmak,
- Kütüphane ve okuma salonununda öğrencilere kitap vermek,
- Kütüphane ve okuma salonununda öğrencilerin çalışmasını engelleyecek durumları Dekanlığa bildirmek,
- Dekan, Dekan Yardımcıları ve Fakülte Sekreterinin görev alanıyla ilgili vereceği diğer görevleri yapmak.
BİLGİ KAYNAKLARI
- 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu
- 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu
- 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu
- Üniversitelerde Akademik Teşkilat Yönetmeliği
- Diğer ilgili mevzuatlar.
Arızaların giderilmesi; arıza giderilemiyorsa raporlayıp bildirme ve ilgili daire başkanlığından yardım talep etmek,
Dekanlığına laboratuvar ve ekipmanlarda karşılaşılan aksaklık ve eksiklikleri bildirmek,
Ekipmanların özellikleri ve kullanım yerlerinde yapılacak değişiklikler için onay alarak bunları yaptırmak,
Dekanlık ve İdari personelin ihtiyaçları halinde teknik konularda(Bilgisayar, Excel, Word, PowerPoint, Windows ve yarımcı programlar) yardım sağlamak ve eğitim vermek,
İdari personelin ihtiyaçlarına göre büroda kullanılan ekipmanların (bilgisayar, yazıcı, fotokopi, tarayıcı, ekran ve acces point ) iş ve işlemlerini yapmak veya gerekli daire başkanlığından talep yapmak,
İnternet erişimi için ağ kablosu, modem vb. gibi ihtiyaçları temin etmek,
Bilgisayar laboratuvarları için laboratuvardan sorumlu öğretim elemanının talep ettiği bilgileri vermek,
Öğrencilere teknik konularda bilgi yardımı etmek,
