YOZGAT BOZOK ÜNİVERSİTESİ

Arşiv Şube Müdürlüğü

Arşiv İş ve İşlemleri Yıllık Takvimi (İş Akışı)

1. Ocak Ayı – Ön Hazırlık ve Gözden Geçirme Süreci

1.1 Birimler Tarafından Yapılacak İşlemler

• - Birimler, bir önceki yıla ait tüm arşivlik belgeleri gözden geçirir. (Yönerge Md.12/1)
• - Belgelerin dosya planına uygunluğu, bütünlüğü, eksik sayfa veya işlem olup olmadığı kontrol edilir.
• - Ay sonunda, yıl içindeki faaliyetlere ilişkin Belge Yönetimi ve Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu Arşiv Şube Müdürlüğüne gönderilir. (Yönerge Md.29)

1.2 Arşiv Şube Müdürlüğü Tarafından Yapılacak İşlemler

• - Birimlerden gelen raporları değerlendirir.
• - Yıl içinde uygulanacak denetim takvimini oluşturur. (Md.5/2-ç)

2. Şubat Ayı – Hazırlık, Dosyalama ve Envanter Güncelleme

Birimler

• - Belgelerin dosya kodları, klasör etiketleri, dosya içerik listeleri tamamlanır.
• - Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) içinde birim envanterleri güncellenir. (Md.12/7)

Arşiv Şube Müdürlüğü

• - Kurum arşivi ve birim arşivleri için yıllık eğitim veya bilgilendirme planı hazırlar. (Md.5/2-c)

3. Mart Ayı – Devlet Arşivleri Başkanlığına Devir Süreci

Kurum Arşivi

• - Aktif kullanım değeri kalmamış belgeler için Arşiv Devir Formu hazırlanır.
• - Rektör onayından sonra belgeler Mart ayı içinde Devlet Arşivleri Başkanlığına devredilir. (Md.14/1-3)

Arşiv Şube Müdürlüğü

• - Devir işlemlerinin mevzuata uygunluğunu kontrol eder, teslim işlemini yürütür.

4. Nisan – Mayıs Ayları – İç Denetim ve Arşiv Düzenleme

Birimler

• - Birim arşiv alanlarının fiziksel kontrolü yapılır.
• - Gereken temizlik, düzenleme ve koruyucu önlemler uygulanır.

Arşiv Şube Müdürlüğü

• - Birim arşivlerini belirlenen takvime göre yerinde denetler. (Md.5/2-ç)
• - Dosyalama standartlarına uyulup uyulmadığını kontrol eder:
  • - Dosya kodu uygunluğu
  • - Tarih sıralaması
  • - Ciltleme & zarflama
  • - Dosya içerik listeleri (Md.15)

5. Haziran – Temmuz Ayları – Birim Arşivlerine Devir Süreci

Birimler

• - Bir önceki yıla ait arşivlik belgelerin:
  • - Uygunluk kontrolü (Md.15)
  • - Tamamlayıcı işlemler (eksik sayfa, yanlış klasörleme vb.)
    yapılır.
• - Haziran–Temmuz ayları içerisinde Birim Arşivi Devir Formu ile birim arşivlerine teslim edilir. (Md.12/1-2)

Birim Arşivi Sorumlusu

• - Devraldığı belgeleri EBYS'de envantere işler.
• - Belgeleri, fiziksel dosyalama standartlarına uygun biçimde yerleştirir.

6. Ağustos – Eylül Ayları – Kurum Arşivine Devir İçin Hazırlık

Birim Arşivi Sorumluları

• - Kurum arşivine devredilecek belgeleri ayırır, tasnif eder. (Md.13/1)
• - Kurum Arşivi Devir Formu hazırlanır.

Kurum Arşivi

• - Birimlerden gelen belgeler için uygunluk kontrolü yapar.
• - Belgeleri kendi envanterine işler.
• - Saklama planına göre yerleştirme yapılır.

7. Ekim Ayı – Ayıklama ve İmha Ön Değerlendirme

Birimler

• - Ayıklama ve imhası gereken belgeler için ön çalışma yapar. (Md.24)

Kurum Arşivi

• - Ayıklama–İmha Komisyonu için hazırlık listelerini oluşturur.
• - EBYS üzerinden imha aday listelerini üretir.

8. Kasım Ayı – Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu Toplantısı

Komisyon

• - Tüm birimlerden gelen imha adaylarını değerlendirir.
• - İmha Formu hazırlanır ve imzalanır. (Md.25/2)

Rektörlük

• - Devlet Arşivleri Başkanlığının uygun görüşünden sonra imha listelerini onaylar. (Md.25/3)

Arşiv Şube Müdürlüğü

• - Komisyon kararlarını uygular, imha işlemini denetler. (Md.26)

9. Aralık Ayı – Kurum Arşivine Devirlerin Sonlandırılması

Birim Arşivi

• - O yılın son devredilecek belgeleri Aralık ayı içinde kurum arşivine teslim eder. (Md.13/2)

Kurum Arşivi

• - Yılın tüm devir ve düzenleme işlemlerini kesinleştirir.
• - Yıl sonu arşiv değerlendirme raporunu hazırlar.

Yıl Boyunca Süreklilik Gerektiren İşler

• - Arşiv mekanlarının iklimlendirme, ısı–nem–ışıktan korunma kontrolleri (Md.8)
• - Gizli belgelerin özel koşullarla muhafazası (Md.20)
• - Belge ödünç verme–iade işlemlerinin takibi (Md.17)
• - Dijitalleştirme süreçlerinin yürütülmesi (Md.28)
• - EBYS envanter yönetimi
• - Yangın, hırsızlık, rutubet ve benzeri risklere karşı önlemler (Md.8)