Arşiv Şube Müdürü Yetki, Görev ve Sorumlulukları
1. Birim ve kurum arşivindeki süresi dolan belgelerin devir teslim işlemlerini yerine getirmek ve takibini sağlamak.
2. Kurum arşivine devredilen belgelerin dosya tasnif işlemlerini gerçekleştirmek.
3. Kurum arşivine devredilen belgelerle alakalı envanter çalışmasını yaparak erişilebilir kılmak.
4. Arşivlik malzemenin saklama ve depolama koşullarını uygun şartlarda sağlamak, mekan ve iklimlendirme koşullarını ayarlamak
5. İlgili yasa ve yönetmeliklerle belirlenmiş olan ve Muhafazasına Lüzum kalmayan evrakları seçmek, ayıklamak ve imha sürecini yapmak.
6. Kurum arşivinde kalan belgelerin saklama sürelerini ve koşullarını uygulamak, erişime hazır halde bulundurmak.
7. Kurum arşivinde tutulan belgelerin istenildiği zaman en hızlı şekilde erişimini sağlamak.
|
Kurum Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonun Görevleri
|
|
Yapılacak İş
|
Maddesi
|
Açıklama
|
|
Ayıklama ve İmha İşlemleri Yürütmek
|
Madde 23 (Genel hükümler)
|
Kurum arşivinde uygulanacak ayıklama ve imha işlemleri, Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu tarafından gerçekleştirilir.
|
|
Belge Seçimi ve Değerlendirmesi
|
Madde 23 (Genel hükümler)
Madde 24 (Ayıklama işlemleri)
|
Arşiv belgesi niteliğine sahip olmayan belgeleri ayıklama ve imha yöntemi 18/10/2019 tarihli Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik'in ilgili hükümlerine göre belirlenir. Ayıklama işlemlerinde arşiv görevlileri birim sorumlularının görüşünü alırlar.
|
|
İmha İşlemleri Yürütmek
|
Madde 25 (İmha işlemleri)
|
Kurum Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonunca ayıklanan ve imhasına karar verilen belge, özelliklerine göre ayrılarak tasnif edilir.
|
|
Dijital Belgeleri İmha Etmek
|
Madde 28 (Belgelerin dijitalleştirilmesi)
|
Sık kullanılmayan ve saklama planlarında öngörülen saklama süreleri sonunda saklanmasına gerek görülmeyip de imha edilecek belgeler, dijitalleştirme işlemine tabi tutulmaz.
|
|
Belgelerin Arşive Devri
|
Madde 25 (İmha işlemleri)
|
Ayıklama ve imha işlemine tabi tutulan belgeleri gerekli prosedürlere uygun şekilde imha etmek.
|
|
Raporlama ve İzleme
|
Madde 29 (Belge yönetimi ve arşiv hizmetleri faaliyet raporları)
|
Birimler, yıl içerisindeki belge yönetimi ve arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgileri Müdürlüğe bildirirler.
|
|
Uyum ve İhtiyaçların Değerlendirilmesi
|
Madde 26 (İmha şekilleri)
|
İmha edilecek belgelerin yöntemleri bu madde altında belirtilmiştir.
|
|
Yetkilendirme ve İşbirliği
|
Madde 24 (Ayıklama işlemleri)
Madde 26 (İmha şekilleri)
|
Ayıklama işlemleri yerine getirilirken, eski yıllara ait malzemenin ayıklanmasına öncelik verilir. İmha edilecek belgelerin yöntemleri bu madde altında belirtilmiştir.
|
